Polityka prywatności

§1. Administrator danych osobowych

1. Administratorem Twoich danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO") jest:
   • WLR Training Group Wojciech Jędrzejczyk
   • adres siedziby: Al. Jerozolimskie 125/127, 02-017 Warszawa
   • NIP: 1230850240, REGON: 015874032
   • wpisana do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG)
   • dalej zwana: „Administratorem" lub „WLR Apartments".
2. Z Administratorem można kontaktować się:
   • e-mail: rodo@wlrapartments.pl
   • telefon: +48 602 221 241
   • listownie: na adres siedziby wskazany powyżej.
3. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych prosimy o kontakt na adres e-mail wskazany powyżej.

§2. Cele i podstawy prawne przetwarzania

1. Twoje dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:
   1. Zawarcie i realizacja umowy najmu krótkoterminowego (rezerwacja apartamentu, obsługa pobytu, kontakt w sprawach związanych z rezerwacją) — podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy);
   2. Realizacja obowiązków podatkowo-księgowych, w tym wystawianie faktur VAT, rachunków imiennych oraz przekazanie faktur do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) — podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą o podatku od towarów i usług oraz ustawą o rachunkowości;
   3. Obsługa płatności online (Przelewy24: karta, BLIK, szybki przelew) oraz płatności Bitcoinem — podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
   4. Obsługa reklamacji i dochodzenie ewentualnych roszczeń związanych z umową — podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora);
   5. Marketing własnych usług (newsletter, oferty specjalne, programy lojalnościowe) — podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda); zgodę można w dowolnym momencie wycofać;
   6. Statystyki, analityka, prawidłowe działanie strony i obsługa cookies — podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes) lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda — w przypadku cookies innych niż niezbędne);
   7. Zapewnienie bezpieczeństwa pobytu i mienia (np. weryfikacja dokumentu tożsamości przy zameldowaniu) — podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
2. Podanie danych w formularzu rezerwacji jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonania umowy najmu. Bez podania danych kontaktowych nie ma możliwości potwierdzenia rezerwacji ani komunikacji w jej sprawie.

Podsumowanie — cel, podstawa prawna i okres przechowywania:

§3. Zakres przetwarzanych danych

1. W procesie rezerwacji zbieramy następujące dane:
   • imię i nazwisko;
   • adres e-mail;
   • numer telefonu wraz z numerem kierunkowym;
   • kraj zamieszkania;
   • liczbę gości, przewidywaną godzinę przyjazdu i wyjazdu;
   • opcjonalnie — uwagi do rezerwacji.
2. W przypadku wyboru opcji faktury VAT dodatkowo zbieramy:
   • NIP, nazwę firmy, adres siedziby (ulica, kod pocztowy, miejscowość);
   • e-mail do wysyłki faktury;
   • opcjonalnie — dane odbiorcy do KSeF (nazwa, adres, NIP/ID WEW).
3. W przypadku wyboru rachunku imiennego zbieramy:
   • imię i nazwisko;
   • adres (ulica, kod pocztowy, miejscowość);
   • e-mail do wysyłki rachunku.
4. Przy zameldowaniu sprawdzamy zgodność danych z dokumentem tożsamości (dowód osobisty, paszport). Nie wykonujemy kopii ani skanów dokumentów — jedynie odnotowujemy zgodność z danymi podanymi przy rezerwacji.
5. Dane płatnicze (numer karty, dane konta bankowego) nie są przechowywane przez Administratora — są przetwarzane wyłącznie przez operatora płatności Przelewy24 (PayPro S.A.) zgodnie z jego polityką prywatności.
6. W przypadku płatności Bitcoinem przechowujemy jedynie publiczny identyfikator transakcji (TXID) oraz adres portfela odbiorczego, na potrzeby księgowości i potwierdzenia płatności.

§4. Odbiorcy danych

1. Twoje dane osobowe możemy przekazywać następującym kategoriom odbiorców:
   • Operator płatności: Przelewy24 — PayPro S.A. z siedzibą w Poznaniu (obsługa płatności kartą, BLIK, szybkim przelewem);
   • Biuro rachunkowe obsługujące Administratora — w zakresie niezbędnym do prowadzenia ksiąg rachunkowych i wystawiania dokumentów księgowych;
   • Krajowy System e-Faktur (KSeF) Ministerstwa Finansów — w przypadku wystawienia faktury VAT;
   • Dostawcy usług IT: hosting, poczta elektroniczna, system rezerwacji, analityka, narzędzia komunikacji (na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych — art. 28 RODO);
   • Firmy kurierskie i pocztowe — w razie konieczności przesyłki dokumentów lub przedmiotów pozostawionych w apartamencie;
   • Kancelaria prawna i windykacyjna — w razie dochodzenia roszczeń;
   • Organy publiczne (urząd skarbowy, sądy, policja, prokuratura) — wyłącznie w zakresie i na podstawach wymaganych przepisami prawa.
2. Nie sprzedajemy Twoich danych osobowych podmiotom trzecim w celach marketingowych.

§5. Okres przechowywania danych

1. Twoje dane będziemy przetwarzać przez okresy wskazane poniżej:
   • Dane rezerwacyjne i dane gościa — przez okres realizacji umowy oraz przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z umowy (zasadniczo do 6 lat — art. 118 Kodeksu cywilnego);
   • Dane na fakturach i rachunkach — przez okres 5 lat licząc od końca roku obrotowego, w którym wystawiono dokument (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej);
   • Dane przetwarzane w celach marketingowych — do czasu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu;
   • Dane w plikach cookies — zgodnie z czasem życia danego pliku (od jednej sesji do 24 miesięcy, w zależności od rodzaju);
   • Korespondencja e-mailowa, formularze kontaktowe — do 3 lat od ostatniej interakcji.
2. Po upływie wskazanych okresów dane zostaną usunięte lub zanonimizowane.

§6. Prawa osoby, której dane dotyczą

1. W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:
   • Prawo dostępu — możesz uzyskać informację, czy przetwarzamy Twoje dane oraz otrzymać ich kopię (art. 15 RODO);
   • Prawo do sprostowania — możesz żądać poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych (art. 16 RODO);
   • Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym") — z zastrzeżeniem danych, których przetwarzanie wynika z obowiązku prawnego (np. dane na fakturach VAT) (art. 17 RODO);
   • Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
   • Prawo do przenoszenia danych — w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy, w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO);
   • Prawo sprzeciwu — wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie Administratora (art. 21 RODO); w przypadku marketingu — sprzeciw jest bezwarunkowy;
   • Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania (art. 7 ust. 3 RODO);
   • Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
2. W celu skorzystania z któregokolwiek z powyższych praw prosimy o kontakt na adres e-mail Administratora wskazany w §1. Odpowiedź wysyłamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania.

§7. Pliki cookies i podobne technologie

1. Strona internetowa wykorzystuje pliki cookies („ciasteczka") — niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika. Dzielimy je na:
   • Niezbędne — konieczne do prawidłowego działania strony (utrzymanie sesji, koszyk rezerwacji, bezpieczeństwo). Nie wymagają zgody;
   • Funkcjonalne — zapamiętują preferencje użytkownika (waluta, język, ustawienia formularza);
   • Analityczne — anonimowe statystyki ruchu (np. Google Analytics);
   • Marketingowe — wykorzystywane do personalizacji reklam i pomiaru ich skuteczności (np. Facebook Pixel, Google Ads).
2. Zgoda na cookies inne niż niezbędne pobierana jest przez baner cookie wyświetlany przy pierwszej wizycie. Zgodę możesz w dowolnym momencie:
   • zmodyfikować przez panel ustawień cookies na stronie;
   • wycofać przez ustawienia swojej przeglądarki (instrukcje dla najpopularniejszych przeglądarek dostępne są na ich stronach pomocy);
   • wyczyścić — usuwając pliki cookies z poziomu przeglądarki.
3. Wyłączenie cookies niezbędnych może spowodować nieprawidłowe działanie strony, w szczególności uniemożliwić dokonanie rezerwacji.

§8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

1. Co do zasady Twoje dane są przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
2. Niektóre narzędzia, z których korzystamy (np. usługi analityczne lub marketingowe dostarczane przez podmioty z USA), mogą skutkować przekazaniem danych poza EOG. W takim przypadku przekazanie odbywa się:
   • na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (np. EU-US Data Privacy Framework);
   • lub w oparciu o standardowe klauzule umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską;
   • lub na podstawie innych zabezpieczeń przewidzianych w art. 46 RODO.

§9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

1. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji w sposób w pełni zautomatyzowany, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO).
2. W zakresie marketingu możemy stosować dopasowane do Twoich preferencji komunikaty (np. promocje sezonowe). Każda taka komunikacja zawiera informację o możliwości wypisania się.

§10. Bezpieczeństwo danych

1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w szczególności:
   • szyfrowanie połączenia HTTPS (TLS) na stronie internetowej;
   • kontrolę dostępu do systemów przetwarzania;
   • regularne kopie zapasowe;
   • aktualizacje oprogramowania i monitoring incydentów;
   • umowy powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO) z dostawcami usług IT.
2. W razie stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych, które może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, niezwłocznie zawiadomimy o tym osoby, których dane dotyczą, oraz Prezesa UODO — zgodnie z art. 33–34 RODO.

§11. Zmiany polityki prywatności

1. Aktualna wersja Polityki prywatności jest dostępna na stronie internetowej.
2. O istotnych zmianach poinformujemy z 14-dniowym wyprzedzeniem w sposób widoczny na stronie lub e-mailem (jeśli posiadamy Twój adres).
3. Polityka w nowym brzmieniu wchodzi w życie z dniem wskazanym w jej treści. Dalsze korzystanie ze strony po tej dacie oznacza akceptację zmian.

§12. Kontakt

1. We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych prosimy o kontakt:
   • e-mail: rodo@wlrapartments.pl
   • telefon: +48 602 221 241
   • adres korespondencyjny: Al. Jerozolimskie 125/127, 02-017 Warszawa